Matríz EisenhowerMatríz EisenhowerLa urgencia de una tarea es una cualidad asociada al tiempo para llevarla a cabo. Aumenta a medida que el tiempo restante para la fecha de entrega se acerca a cero, así como con el tamaño de la tarea.
Si dos tareas requieren el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite mas próxima.
Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es "muy urgente", mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es "poco urgente".
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Es la cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ejm: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
De dos tareas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).
No es necesario: la importancia y la urgencia de una tarea son atributos independientes y no incluyentes. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante a la vez.
Además esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia.
Hé aquí la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:
De esto deducimos que todas las tareas que estén entre 0 y 1 significará lo siguiente:
0: No es urgente ni lo seré nunca
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la habrás hecho antes de la fecha límite
Por último si el cociente resulta mayor a 1, se interpreta como el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, la alternativa sería negociar la ampliación de la fecha límite.
La importancia es un atributo subjetivo, depende absolutamente de uno mismo. No existe medida homogénea.
Resultaría complejo dar un método para ordenar la importancia, asi que te animo a que seas exclusivamente tú quien la defina.
Solo a manera de guia podría decir que en una escala del 1 al 10, las tareas que solo tu puedas hacer (ya sea por la responsabilidad conferida o por tus competencias personales) son las mas importantes, calificarian por arriba de 5 y aquellas para las cuales existan suplentes o colaboradores competentes, a quienes podrías delegarlas en caso necesario, estarán mas bajo en la escala.